Gebeurtenissen die uit kunnen lopen op een crisis: bereid je voor met crisismanagement
Een crisis ontstaat vaak snel en onverwacht. Door risico’s in beeld te hebben en je als organisatie goed voor te bereiden op een mogelijke crisissituatie, kan je organisatie een hoop ellende bespaard blijven. Dat geldt de kleine organisaties misschien nog wel meer dan voor de grote. Maar hoe bereid je de organisatie nu preventief voor op zo’n stressvolle situatie en met welke scenario’s moet je rekening houden? In dit artikel vertellen we je hoe crisismanagement jouw organisatie kan helpen. En geven we je een beeld van de verschillende soorten gebeurtenissen die kunnen uitmonden in een crisis voor je organisatie.
Crisismanagement in het kort
Crisismanagement zet je in bij een ongewenste gebeurtenis of grootschalige dreiging die impact heeft op de bedrijfscontinuïteit. Dat gebeurt niet alleen bij grootschalige gebeurtenissen zoals een natuurramp of een aanslag, maar kan ook bij minder grote interne en externe gebeurtenissen het geval zijn. Alle acties die je organisatie onderneemt om de dreiging (oftewel: de (potentiële) crisissituatie) te voorkomen of onder controle te krijgen noem je crisismanagement. Daarbij is ook de bescherming van de reputatie en het welzijn van het personeel prioriteit. Super belangrijk, want door actie te ondernemen borg je de bedrijfscontinuïteit. Een goed voorbereid crisismanagement team is hiervoor essentieel en van grote waarde voor je organisatie. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor crisisbeheersing, het zoveel mogelijk beperken van de schade en het herstel na de crisis. Maar voor welke gebeurtenissen zet je zo’n team nou in?
Voorbeelden van crises: waar moet je als organisatie op voorbereid zijn?
Om je een goed beeld te geven van welke gebeurtenissen kunnen uitmonden in een crisis, hebben we voorbeelden op een rij gezet waarbij je mogelijk een crisis management team (CMT) moet inzetten. En dat zijn situaties die misschien vaker voorkomen dan je denkt. Je zal er vast wat voorbij hebben zien komen in het nieuws. We hebben ze onderverdeeld in twee categorieën: gebeurtenissen die intern ontstaan en gebeurtenissen die vanuit de externe omgeving komen.
Ontstaan binnen de organisatie
- Brand: een deel van het bedrijfspand brand af.
- Er is een arbeidsongeval met heftige of dodelijke afloop, waarbij overheidsmaatregelen het voorbestaan van de organisatie in gevaar kunnen brengen.
- Een collega stuurt persoonsgegevens door naar de verkeerde groep mensen en heeft per ongeluk een datalek veroorzaakt.
- In de productie zijn fouten ontstaan, die leiden tot schade bij je consument.
- Financiële crisis: bijvoorbeeld een wanbetaler of fraude.
- Het personeel is ontevreden en gaat staken.
- Medicatie- of behandelvergissing met slechte afloop.
- Ongewenst gedrag van een medewerker.
- Te weinig medewerkers hebben waardoor je niet meer kunt leveren als organisatie.
Ontstaan buiten de organisatie
- Er is een grote IT-storing waardoor je processen en systemen niet meer werken, niemand kan nog iets aan werk verzetten.
- De marketingcampagne die kortgeleden is gestart, valt slecht bij het publiek.
- Uitbraak van een pandemie of ziekte (denk aan corona-virus waardoor veel organisaties stil kwamen te liggen of het uitbreken van een besmettelijke ziekte als MRSA bij ziekenhuizen en zorginstellingen).
- Een klant of samenwerkingspartner dient een grote schadeclaim bij je in.
- De leverancier waarmee je samenwerkt heeft leveringsproblemen door een natuurramp, vastzittend schip, stakingen of politieke onrust. Daardoor kan jouw organisatie afspraken niet nakomen met klanten.
- In de media verschijnt een bericht die het imago van je organisatie kan schaden, denk aan een rechtszaak, klachten van klanten of een schandaal.
- In korte tijd valt er zoveel water dat de straat waar je organisatie gevestigd is onderloopt en je organisatie niet meer kan functioneren.
- Je organisatie is doelwit van een cybercrimineel, waardoor essentiële gegevens onbereikbaar zijn.
- Er worden veranderingen doorgevoerd in de regelgeving, die impact hebben op je bedrijfsprocessen.
- Omgevingsinvloeden: een aanslag of brand waarbij asbest vrij komt.
- Eén van de nutsvoorzieningen valt uit.
Wat heb je nodig voor crisismanagement?
Er zijn verschillende zaken die je moet regelen als organisatie om goed crisismanagement te kunnen doen. Zo zijn een RI&E en goed BNO-beleid met daaruit voortvloeiend een crisisplan (bedrijfscontinuïteitsplan) en bedrijfsnoodplan belangrijk. Maar de sleutel tot goed crisismanagement is het team dat de crisis moet gaan beheersen. Het is belangrijk dat de juiste mensen in dit team zitten en dat ze goed voorbereid zijn, want het is niet niks. Een crisisteam moet kunnen presteren onder grote druk, want tijdens een crisis kan je zomaar eens onder een vergrootglas komen te liggen als organisatie. Onderdeel van het crisismanagement team zijn vaak de directie, de hoofd BHV’er en de verschillende managers van de afdelingen. Ook is er vaak een persvoorlichter bij betrokken.
Het crisismanagement team werkt nauw samen met de BHV’ers van je organisatie. Daarin vervullen beide teams verschillende rollen. Zo zijn de BHV’ers verantwoordelijk voor de praktische uitvoering op de werkvloer, en houdt het CMT zich bezig met de bredere strategische aanpak. Daarom is het ook belangrijk dat er in protocollen wordt vastgelegd wie waar verantwoordelijk voor is.
Bereid jouw organisatie voor
Het is belangrijk om adequaat te kunnen reageren in een crisissituatie, zodat je de crisis kunt oplossen en ervoor kunt zorgen dat de bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk voortgezet kunnen worden. Het crisismanagement team trainen en laten oefenen met realistische scenario’s is daarvoor essentieel; Het kan het verschil betekenen tussen gecontroleerd reageren en complete chaos. Bekijk welke voorbeelden op jullie van toepassing zouden kunnen zijn en bespreek deze eens in het crisismanagementteam. Wil je eens écht onder hoge druk oefenen, zoals in een echte crisis en jouw team optimaal voorbereiden? Plan dan een oefening crisismanagement in.