Crisismanagement: wat heb je daar voor nodig?

Elke organisatie kent bedrijfsspecifieke risico's. Dit zijn er meer dan je misschien in eerste instantie denkt. Mogelijke ongelukken met machines, apparatuur en gevaarlijke stoffen vormen bijvoorbeeld een risico, maar ook de belasting van je personeel en werkdruk kunnen een flink risico zijn. Volgens de Arbowet (artikel 5) is een werkgever verplicht om gevaren die in de organisatie kunnen voorkomen en risicobeperkende maatregelen te beschrijven. Dit wordt gedaan in een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en deze RI&E is belangrijk voor crisismanagement.

Het bedrijfsnoodplan wordt ook wel calamiteitenplan genoemd, en dat woord maakt direct duidelijk wat het plan inhoudt: het is een draaiboek waarin systematisch staat aangegeven wat de organisatie moet doen als zich een calamiteit voordoet. Hoe beter de hulpverlening is voorbereid, hoe meer de gevolgen van een calamiteit beperkt kunnen blijven. Met een bedrijfsnoodplan is de veiligheid van de locatie en de omgeving zo veel mogelijk geborgd.

In het bedrijfsnoodplan is ook geregeld wie de leiding neemt tijdens een grootschalige ongewenste gebeurtenis, een crisis. Het plan beschrijft de crisisorganisatie: wanneer treedt die in werking, wie zijn er dan aan zet en hoe gaan zij te werk? Tijdens een crisis werkt een organisatie op een andere manier dan onder de normale omstandigheden. De reguliere organisatie maakt plaats voor de crisisorganisatie. Een goed bedrijfsnoodplan is dus onmisbaar voor crisismanagement.

Om het bedrijfsnoodplan uit te voeren moet de organisatie kunnen terugvallen op een goed opgeleid en optimaal voorbereid team van bedrijfshulpverleners (BHV’ers). Hoeveel BHV’ers er nodig zijn en welke specifieke vaardigheden zij moeten beheersen, hangt sterk af van de aard van het werk en de risico’s, de grootte en de ligging van het bedrijf: de risico’s bij een administratiekantoor in de polder zijn natuurlijk veel kleiner dan die van petrochemische industrie in een volgebouwd gebied. Bij BHV.NL kun je BHV'ers laten opleiden voor jouw bedrijf. We bieden daar zowel groepscursussen als op maat gemaakte cursussen aan.

In het bedrijfsnoodplan is ook geregeld wie de leiding neemt tijdens een grootschalige ongewenste gebeurtenis, een crisis. Het plan beschrijft de crisisorganisatie: wanneer treedt die in werking, wie zijn er dan aan zet en hoe gaan zij te werk? De bestrijding van een crisis is een complexe operatie waarbij veel mensen en partijen betrokken kunnen zijn, en verschillende én grote belangen op het spel kunnen staan. In zo’n operatie is het Crisis Management Team (CMT) een belangrijke spil.

In dit team wordt meestal de directie vertegenwoordigd en zit ook het hoofd BHV. Het CMT houdt overzicht over de calamiteit en bepaald het beleid voor het bestrijden van de calamiteit.

Om aan goed crisismanagement te kunnen doen moet zowel de inzet van het CMT als de inzet van de BHV'ers geoefend worden. Het is zeker aan te raden die inzet vast te leggen in protocollen en duidelijk afspraken te maken over zaken als: wat doet BHV, wat doet CMT? Wanneer moet het CMT geïnformeerd worden: als iemand onwel wordt, een hartinfarct krijgt, als er tien man flauwvallen? Wie beslist er tot ontruiming, BHV of CMT?

Weten wat je in welk scenario moet doen, geeft rust. Die rust krijg je ook door regelmatig te oefenen, CMT samen met BHV. Zo’n oefening begint bijvoorbeeld met een klein brandje en groeit uit tot een regelrechte calamiteit.

Als de brandweer naar huis is, en de oefening ook voor de BHV’ers klaar is, moet het CMT nog even door: de pers heeft nog talloze vragen, op social media is het commentaar niet van de lucht, de productie moet weer worden opgestart: er moet een nieuwe locatie en productiemiddelen worden geregeld, vragen van medewerkers moeten worden beantwoord, er moet een nazorgplan komen voor de mensen die bij de ramp betrokken waren en de verzekering moet worden geregeld. Allemaal zaken die bij een echte crisis zullen terugkomen en die absoluut moeten worden geoefend, wil je er in een crisissituatie goed mee om kunnen gaan.

Een deel van deze situaties kan overigens heel goed met een simulatie-oefening gedaan worden, met een tegenspelteam. Denk dan bijvoorbeeld aan het omgaan met de media en met de hulpdiensten, en het informeren van de brandweer over het aantal medewerkers en de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen. Bekijk onze crisismanagement training met crisissimulatie voor meer informatie.

Voor alle stappen in het crisismanagement proces kun je plannen maken en processen beschrijven. Die bedrijfscontinuïteitsprocessen kun je prioriteren zodat je als CMT weet wat je na de calamiteit als eerste moet oppakken en wat later: het zemen van de ramen kan wachten, factureren niet.

Tijdens een crisis werkt een organisatie op een andere manier dan onder de normale omstandigheden. Wat moet er allemaal gedaan worden om de bedrijfscontinuïteit van je organisatie te verzekeren? Veiligheidstrainingen.nl ondersteunt je hierbij door middel van diverse trainingen en workshops. Zo maak je tijdens de crisismanagementtraining met tabletopoefening kennis met de taken en verantwoordelijkheden van het Crisis Management Team (CMT) en leer je met onze BCM Awareness training de impact van een crisis, calamiteit of andere verstoren van je dagelijkse processen minimaliseren. Tijdens onze communicatietrainingen leer je meer over crisiscommunicatie en omgaan met social media. Door middel van een mediatraining leer je hoe je met de pers om gaat.

Er komt veel kijken bij bedrijfsveiligheid en crisismanagement. Enerzijds is er de wet- en regelgeving die het nodige van je eist, anderzijds heb je de ambities van je organisatie als het gaat om het borgen van veiligheid en bedrijfscontinuïteit. Daarom is het fijn als er iemand is die met je meedenkt en die je adviseert over de best passende oplossing voor jouw organisatie. Veiligheidstrainingen.nl helpt je graag met het vaststellen van de specifieke bedrijfsrisico’s, zodat we een CMT-training kunnen samenstellen die helemaal gericht is op jouw organisatie.