Meldingsformulier ongewenst gedrag: zorg voor een veilige werkomgeving

Iedere organisatie is wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving (artikel 7:658 BW). Dat geldt niet alleen voor fysieke veiligheid, maar ook voor sociale veiligheid. Ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals intimidatie, pesten of agressie, kan de sfeer flink beïnvloeden, het werkplezier verminderen én de gezondheid schaden. Om incidenten te signaleren en structureel aan te pakken, is een meldingsformulier ongewenst gedrag een krachtig hulpmiddel.

Duidelijk beleid als basis

First things first: voordat je een meldingsformulier gaat gebruiken, is het belangrijk dat je organisatie duidelijk omschrijft wat onder ongewenst gedrag valt en welke procedures gevolgd moeten worden. Een helder beleid geeft medewerkers houvast: zij weten wat wel en niet acceptabel is en welke stappen genomen worden bij een melding. Het formulier werkt pas goed als het onderdeel is van een systematische aanpak met duidelijke regels en opvolging.

Waarom gebruik je een meldingsformulier voor ongewenst gedrag?

Een meldingsformulier helpt organisaties op verschillende manieren:

Procedures volgen: het formulier is een instrument om een officiële procedure in gang te zetten en te documenteren wat er is gebeurd. Bovendien verlaagt het de drempel voor medewerkers, omdat duidelijk is hoe ze ongewenst gedrag kunnen melden.
Inzicht in incidenten: door alle meldingen centraal te verzamelen, krijgt de organisatie een beter beeld van risico’s en knelpunten.
Transparantie en bewijs: een goed ingevuld formulier biedt houvast bij opvolging en eventuele gesprekken met medewerkers of externe partijen.

Onze trainer Erik benadrukt een belangrijk aandachtspunt: “In het algemeen werkt een zo open mogelijk formulier het beste, waarbij de melder in eigen woorden het incident en het gedrag kan omschrijven. Zo’n formulier nodigt uit om ingevuld te worden. Lange afvinklijsten geven vaak weerstand en leiden tot minder precieze meldingen.”

Hoe helpt een meldingsformulier ongewenst gedrag mijn organisatie?

Het meldingsformulier is niet alleen een administratief hulpmiddel, maar een belangrijk instrument om een veilige werkomgeving te creëren. Door een meldingsformulier in te voeren, kan jouw organisatie:

Sneller en effectiever reageren op incidenten
Patronen signaleren en hier maatregelen op nemen: dit helpt om een gerichte aanpak te ontwikkelen
Medewerkers laten zien dat meldingen serieus genomen worden
De bedrijfscultuur versterken door aandacht te besteden aan sociale veiligheid
Trainingen beter afstemmen op de werkpraktijk (met geanonimiseerde voorbeelden)

Duidelijke opvolging van meldingen

Er komt een melding binnen: en dan? Een meldingsformulier is alleen effectief als duidelijk is wat er gebeurt nadat een melding is ingediend. Zorg daarom voor een gestructureerde opvolgprocedure waarin wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor opvolging, welke stappen worden genomen en binnen welke termijn. Dit zorgt ervoor dat meldingen consequent en eenduidig worden behandeld en dat medewerkers vertrouwen hebben dat hun melding serieus wordt genomen.

Extra ondersteuning: training omgaan met ongewenst gedrag en agressie

Alleen een beleid en formulier is niet voldoende. Om ongewenst gedrag te voorkomen én effectief te reageren op meldingen is training belangrijk. Voor leidinggevenden en managers is er daarom de training Omgaan met ongewenst gedrag en agressie voor leidinggevenden en managers, waarin zij leren:

Vroegtijdig signalen van ongewenst gedrag te herkennen
Professioneel en met vertrouwen te reageren op signalen van ongewenst gedrag
Effectief in te grijpen bij incidenten
Het gesprek te voeren met betrokkenen
Een veilige werkcultuur te bevorderen

Door trainingen te combineren met een goed beleid en het meldingsformulier, creëer je een systematische aanpak voor sociale veiligheid op de werkvloer.

Download het meldingsformulier ongewenst gedrag

Om je organisatie direct op weg te helpen, delen we hierbij een voorbeeldformulier melding ongewenst gedrag. Dit werkdocument kun je downloaden, aanpassen en gebruiken in je eigen organisatie. Je kunt het formulier volledig personaliseren. Bijvoorbeeld door specifieke categorieën toe te voegen, interne procedures te verwerken of het document af te stemmen op de huisstijl van je organisatie. Veel werk? Nee hoor. Het formulier is eenvoudig te implementeren. En het effect is groot: want door ongewenst gedrag op de werkvloer aan te pakken, zorg je voor een werkomgeving die een stuk veiliger is.

Download het meldingsformulier

Meld je aan voor de nieuwsbrief

Vul hiernaast je mailadres in...

Lees meer

Hoe communiceer je effectief bij agressieve klanten
Agressief klantgedrag komt in elke sector voor. Het schuurt vaak op het snijvlak van teleurstelling, onmacht en druk. Juíst dan maakt jouw communicatie het verschil: kalm blijven, gedrag begrenzen en het gesprek sturen naar een professionele afronding. In dit artikel lees je wat agressief klantgedrag is, hoe je het herkent en waarom het zó belangrijk is om de juiste technieken te leren en te trainen.
Telefonische agressie herkennen en aanpakken
Telefonische agressie komt steeds vaker voor in organisaties waar medewerkers veel telefonisch contact hebben. Een klant of gesprekspartner kan boos, geïrriteerd of manipulatief overkomen, waardoor het gesprek snel escaleert. Deze vorm van agressie kan emotioneel belastend zijn en de werkvloer beïnvloeden. In dit artikel lees je wat telefonische agressie is, hoe je het herkent en welke technieken je kunt toepassen om de regie te behouden.
Ongepaste opmerkingen op het werk? Zo ga je ermee om.
Wat als een collega tijdens de lunch op het werk zegt ‘Ja, die nieuwe heeft wel twee hele grote pluspunten.’ Zeg je er dan wat van? Uit onderzoek van Ipsos I&O (in opdracht van Rijksoverheid) onder 924 Nederlandse mannen bleek dat veel mannen wel iets van ongepast opmerkingen of gebaren naar vrouwen zouden willen zeggen, maar in veel gevallen doen ze het niet. Ze voelen een drempel, want: Wat zeg je op zo’n moment? En is het wel echt ongepast?
Checklist sociale veiligheid: zo borg je een veilige werkvloer
Sociale veiligheid is net zo belangrijk als fysieke veiligheid. Werkgevers hebben een zorgplicht om medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA) zoals agressie, pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Dat volgt uit artikel 7:658 BW (zorgplicht werkgever) en de Arbowet, die organisaties verplicht beleid te voeren om PSA te voorkomen of te beperken. Met onze praktische checklist geef je sociale veiligheid een vaste plek in beleid én dagelijks gedrag.
Witteboordenagressie: subtiele agressie op de werkvloer herkennen en aanpakken
Agressie op de werkvloer is steeds vaker een realiteit, maar niet altijd in de vorm van schreeuwen of fysiek geweld. Een van de meest onderbelichte vormen is witteboordenagressie. Deze subtiele, manipulatieve agressie kan een enorme impact hebben op medewerkers, klanten en teams. In dit artikel leggen we uit wat witteboordenagressie is, hoe je het herkent en welke technieken je kunt gebruiken om het effectief aan te pakken.
Agressie op het werk: wat is er verplicht?
Agressie op de werkvloer. Het komt vaker voor dan je denkt! Zo heeft 17%* van alle werknemers het afgelopen jaar weleens te maken gehad met enige vorm van ongewenst gedrag op het werk op het werk (NEA, 2024).
Crisismanagement: 10 veelgehoorde excuses en waarom ze niet kloppen
Een crisis komt altijd onverwachts. Toch wachten veel organisaties tot het écht misgaat voordat ze werk maken van crisismanagement. “Het gebeurt hier toch niet.” “We hebben geen tijd.” “Daar zijn anderen voor.” Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Maar deze excuses zijn gevaarlijk en maken je organisatie extra kwetsbaar als het erop aankomt. We zetten de meest gehoorde redenen op een rij, en leggen uit waarom ze je juist nú aan het denken moeten zetten.
Weerstand tegen sociale veiligheid? 10 redenen ontkracht
In veel organisaties heerst nog steeds de gedachte dat sociale veiligheid vanzelfsprekend is of zelfs overdreven. "Daar moet je tegen kunnen" of "daar hebben wij geen budget voor". Deze uitspraken komen veel vaker voor dan we zouden willen. Maar sociale veiligheid is geen bijzaak. Het is essentieel voor het welzijn van medewerkers én een serieuze verplichting. De Arbowet stelt namelijk dat werkgevers verplicht zijn om een sociaal veilige werkomgeving te bieden. Maar waarom is er dan toch vaak weerstand om hier actief mee aan de slag te gaan? We ontkrachten de meest gehoorde redenen.
Microagressie op de werkvloer
Een opmerking met een glimlach. Een ‘grapje’ tussendoor. Een compliment dat geen compliment blijkt, of een vraag die aanvoelt als een oordeel. Microagressie is zelden grof of luid. Juist omdat het zo subtiel is, valt het vaak niet op en wordt het des te lastiger om er iets van te zeggen. Maar de impact? Die is er wel degelijk.