Meldingsformulier ongewenst gedrag: zorg voor een veilige werkomgeving

Iedere organisatie is wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving (artikel 7:658 BW). Dat geldt niet alleen voor fysieke veiligheid, maar ook voor sociale veiligheid. Ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals intimidatie, pesten of agressie, kan de sfeer flink beïnvloeden, het werkplezier verminderen én de gezondheid schaden. Om incidenten te signaleren en structureel aan te pakken, is een meldingsformulier ongewenst gedrag een krachtig hulpmiddel.

Duidelijk beleid als basis

First things first: voordat je een meldingsformulier gaat gebruiken, is het belangrijk dat je organisatie duidelijk omschrijft wat onder ongewenst gedrag valt en welke procedures gevolgd moeten worden. Een helder beleid geeft medewerkers houvast: zij weten wat wel en niet acceptabel is en welke stappen genomen worden bij een melding. Het formulier werkt pas goed als het onderdeel is van een systematische aanpak met duidelijke regels en opvolging.

Waarom gebruik je een meldingsformulier voor ongewenst gedrag?

Een meldingsformulier helpt organisaties op verschillende manieren:

Procedures volgen: het formulier is een instrument om een officiële procedure in gang te zetten en te documenteren wat er is gebeurd. Bovendien verlaagt het de drempel voor medewerkers, omdat duidelijk is hoe ze ongewenst gedrag kunnen melden.
Inzicht in incidenten: door alle meldingen centraal te verzamelen, krijgt de organisatie een beter beeld van risico’s en knelpunten.
Transparantie en bewijs: een goed ingevuld formulier biedt houvast bij opvolging en eventuele gesprekken met medewerkers of externe partijen.

Onze trainer Erik benadrukt een belangrijk aandachtspunt: “In het algemeen werkt een zo open mogelijk formulier het beste, waarbij de melder in eigen woorden het incident en het gedrag kan omschrijven. Zo’n formulier nodigt uit om ingevuld te worden. Lange afvinklijsten geven vaak weerstand en leiden tot minder precieze meldingen.”

Hoe helpt een meldingsformulier ongewenst gedrag mijn organisatie?

Het meldingsformulier is niet alleen een administratief hulpmiddel, maar een belangrijk instrument om een veilige werkomgeving te creëren. Door een meldingsformulier in te voeren, kan jouw organisatie:

Sneller en effectiever reageren op incidenten
Patronen signaleren en hier maatregelen op nemen: dit helpt om een gerichte aanpak te ontwikkelen
Medewerkers laten zien dat meldingen serieus genomen worden
De bedrijfscultuur versterken door aandacht te besteden aan sociale veiligheid
Trainingen beter afstemmen op de werkpraktijk (met geanonimiseerde voorbeelden)

Duidelijke opvolging van meldingen

Er komt een melding binnen: en dan? Een meldingsformulier is alleen effectief als duidelijk is wat er gebeurt nadat een melding is ingediend. Zorg daarom voor een gestructureerde opvolgprocedure waarin wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor opvolging, welke stappen worden genomen en binnen welke termijn. Dit zorgt ervoor dat meldingen consequent en eenduidig worden behandeld en dat medewerkers vertrouwen hebben dat hun melding serieus wordt genomen.

Extra ondersteuning: training omgaan met ongewenst gedrag en agressie

Alleen een beleid en formulier is niet voldoende. Om ongewenst gedrag te voorkomen én effectief te reageren op meldingen is training belangrijk. Voor leidinggevenden en managers is er daarom de training Omgaan met ongewenst gedrag en agressie voor leidinggevenden en managers, waarin zij leren:

Vroegtijdig signalen van ongewenst gedrag te herkennen
Professioneel en met vertrouwen te reageren op signalen van ongewenst gedrag
Effectief in te grijpen bij incidenten
Het gesprek te voeren met betrokkenen
Een veilige werkcultuur te bevorderen

Door trainingen te combineren met een goed beleid en het meldingsformulier, creëer je een systematische aanpak voor sociale veiligheid op de werkvloer.

Download het meldingsformulier ongewenst gedrag

Om je organisatie direct op weg te helpen, delen we hierbij een voorbeeldformulier melding ongewenst gedrag. Dit werkdocument kun je downloaden, aanpassen en gebruiken in je eigen organisatie. Je kunt het formulier volledig personaliseren. Bijvoorbeeld door specifieke categorieën toe te voegen, interne procedures te verwerken of het document af te stemmen op de huisstijl van je organisatie. Veel werk? Nee hoor. Het formulier is eenvoudig te implementeren. En het effect is groot: want door ongewenst gedrag op de werkvloer aan te pakken, zorg je voor een werkomgeving die een stuk veiliger is.

Download het meldingsformulier

Meld je aan voor de nieuwsbrief

Vul hiernaast je mailadres in...

Lees meer

Witteboordenagressie: subtiele agressie op de werkvloer herkennen en aanpakken
Agressie op de werkvloer is steeds vaker een realiteit, maar niet altijd in de vorm van schreeuwen of fysiek geweld. Een van de meest onderbelichte vormen is witteboordenagressie. Deze subtiele, manipulatieve agressie kan een enorme impact hebben op medewerkers, klanten en teams. In dit artikel leggen we uit wat witteboordenagressie is, hoe je het herkent en welke technieken je kunt gebruiken om het effectief aan te pakken.
Agressie op het werk: wat is er verplicht?
Agressie op de werkvloer. Het komt vaker voor dan je denkt! Zo heeft 17%* van alle werknemers het afgelopen jaar weleens te maken gehad met enige vorm van ongewenst gedrag op het werk op het werk (NEA, 2024).
Crisismanagement: 10 veelgehoorde excuses en waarom ze niet kloppen
Een crisis komt altijd onverwachts. Toch wachten veel organisaties tot het écht misgaat voordat ze werk maken van crisismanagement. “Het gebeurt hier toch niet.” “We hebben geen tijd.” “Daar zijn anderen voor.” Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Maar deze excuses zijn gevaarlijk en maken je organisatie extra kwetsbaar als het erop aankomt. We zetten de meest gehoorde redenen op een rij, en leggen uit waarom ze je juist nú aan het denken moeten zetten.
Weerstand tegen sociale veiligheid? 10 redenen ontkracht
In veel organisaties heerst nog steeds de gedachte dat sociale veiligheid vanzelfsprekend is of zelfs overdreven. "Daar moet je tegen kunnen" of "daar hebben wij geen budget voor". Deze uitspraken komen veel vaker voor dan we zouden willen. Maar sociale veiligheid is geen bijzaak. Het is essentieel voor het welzijn van medewerkers én een serieuze verplichting. De Arbowet stelt namelijk dat werkgevers verplicht zijn om een sociaal veilige werkomgeving te bieden. Maar waarom is er dan toch vaak weerstand om hier actief mee aan de slag te gaan? We ontkrachten de meest gehoorde redenen.
Microagressie op de werkvloer
Een opmerking met een glimlach. Een ‘grapje’ tussendoor. Een compliment dat geen compliment blijkt, of een vraag die aanvoelt als een oordeel. Microagressie is zelden grof of luid. Juist omdat het zo subtiel is, valt het vaak niet op en wordt het des te lastiger om er iets van te zeggen. Maar de impact? Die is er wel degelijk.
Oefenen in een crisisruimte: een veilige leeromgeving voor levensechte druk
In een crisissituatie kan elke seconde het verschil maken. Het vermogen om snel en doordacht te reageren, zonder paniek, is van cruciaal belang. Maar hoe weet je of jouw team echt voorbereid is op zo'n situatie? Het antwoord is simpel: door te oefenen. En niet zomaar oefenen, maar in een realistische, gecontroleerde omgeving. In een speciaal ingerichte crisisruimte kun je de druk ervaren die hoort bij een echte crisis. Dit maakt oefenen in een crisisruimte van onschatbare waarde. We delen hier 5 voordelen.
6 ontwikkelingen die invloed hebben op sociale veiligheid
Sociale veiligheid op de werkvloer is geen vast gegeven. De wereld verandert razendsnel en organisaties moeten meebewegen. Demografische ontwikkelingen, technologische innovaties en geopolitieke verschuivingen hebben allemaal impact op hoe we omgaan met veiligheid en welzijn op het werk. Welke trends spelen een rol en hoe kun je als organisatie hierop inspelen? We zetten een aantal ontwikkelingen kort en bondig voor jou op een rij!
Aanspreken op ongewenst gedrag: de rol van leidinggevenden
Een klant behandelt een medewerker denigrerend. Een leverancier zet op intimiderende wijze een collega onder druk. Of je receptionist krijgt ongevraagde ‘complimenten’ van een vaste bezoeker. Als leidinggevende heb je niet altijd invloed op het gedrag van derden, maar wél op hoe je hiermee omgaat. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich veilig voelen op de werkvloer? En hoe grijp je in zonder de situatie te laten escaleren?
De-escalerend werken bij agressie: zo houd je de situatie onder controle
Agressie op de werkvloer komt vaker voor dan je denkt. Een klant die boos wordt omdat hij te lang moet wachten, een patiënt die gefrustreerd is over een behandeling, of een collega die zijn irritatie niet onder controle houdt. Vooral in sectoren als zorg (29,6%) en horeca (20%) krijgen medewerkers regelmatig te maken met ongewenst gedrag (NEA, 2023). Maar ook in andere sectoren zoals handel, onderwijs en bij de overheid ervaren werknemers ongewenst gedrag, variërend van frustratie-uitbarstingen tot verbale bedreigingen. Hoe ga je hiermee om zonder dat de situatie escaleert? Het antwoord ligt in de-escalerend handelen.