Rollen en taken in het Crisis Management Team

De rol van het Crisis Management Team zelf is duidelijk: het beheersen van een crisis, maar wat zijn de belangrijkste rollen van het Crisis Management Team en de taken die bij de verschillende rollen horen? Als je onze pagina over crisismanagement nog niet gelezen hebt, raden we je aan die eerst te lezen. Daar leggen we precies uit wat crisismanagement is. In dit artikel gaan we in op de verschillende rollen en taken binnen het Crisis Management Team.

Op papier is de rol van het crisismanagementteam (CMT) helder: het CMT draagt de eindverantwoordelijkheid voor de veiligheid en het welzijn van het personeel, de continuïteit van de primaire processen en de bescherming van de reputatie van de organisatie - kortom, voor het beheersen van de crisis.

Maar in de praktijk is dit wat de Amerikanen ‘a hell of a job’ noemen. Een enorme, stressvolle klus die je alleen kunt aangaan als de juiste mensen in dat team zitten, mensen die kunnen voldoen aan de unieke eisen van wat eigenlijk een zeer ongebruikelijke en gespecialiseerde rol is en daarvoor getraind zijn. Een rol waarvoor je zelden kunt oefenen en die je dus in de praktijk zult moeten leren. En waarvoor je specifieke vaardigheden moet hebben. Tijdens een crisismanagement oefening train je het team.

Vijf punten waaraan alle CMT-leden moeten voldoen

Voor we ingaan op de vraag hoe je het crisis management team het beste kunt inrichten, eerst even de vijf algemene punten die van toepassing zijn op alle rollen:

1. Mensen in het CMT moeten een globaal beeld van de organisatie hebben en een goed inzicht in de potentiële effecten van de crisis op hun specifieke gebied.

2. Behalve de leider van het team fungeren mensen in het CMT als pleitbezorgers voor hun eigen verantwoordelijkheidsgebied; zij verzamelen informatie over dat gebied en zorgen ervoor dat de andere leden van het team begrijpen wat voor gevolgen de crisis voor dat gebied kan hebben.

3. In grote organisaties zal elk van de gebieden waarschijnlijk worden vertegenwoordigd door één persoon. In middelgrote en kleine organisaties hebben de leden van het CMT vaak twee of drie rollen. Dat hoeft zeker geen probleem te zijn; het belangrijkste is dat ieder gebied een vertegenwoordiger heeft in het CMT.

4. Van CMT-leden wordt niet verwacht dat ze alle informatie voor hun verantwoordelijkheidsgebied in hun hoofd hebben. Dat kan ook niet. Wel moeten ze weten waar en bij wie ze die informatie snel kunnen krijgen, mocht dat nodig zijn. Ieder lid kan een team achter zich hebben voor deskundigheid en uitvoering.

5. Elk CMT-lid is een eigenlijk een soort ambassadeur, een belangenbehartiger: degene die ervoor zorgt dat de risico’s voor en de gevolgen van zijn gebied worden bekeken en zo nodig aangepakt. Ook taken uitvoeren bij het reageren op de crisis. Maar hij moet ook rekening kunnen houden met de impact van de crisis op de andere gebieden en de organisatie als geheel.

Onmisbare rollen in een CMT

Hieronder staan de belangrijkste rollen die in het CMT moeten worden behandeld, en de rol die de vertegenwoordiger van dat gebied heeft. De volgorde waarin deze rollen besproken worden, is willekeurig en zegt niets over het belang ervan; ze zijn allemaal onmisbaar.

Leider

De CMT-leider beheert het team, zorgt voor de veiligheid en het welzijn van werknemers en faciliteert de tijdige hervatting van bedrijfsactiviteiten om de impact van de noodsituatie op klanten en aandeelhouders zo klein mogelijk te houden. De leider is de teamfacilitator, geen dictator. Hij (of zij) moedigt de discussie aan om ervoor te zorgen dat belangrijke zaken voldoende aandacht krijgen. Hij probeert consensus te bereiken bij beslissingen, maar hij is degene die de knoop doorhakt en mogelijk snel en met beperkte informatie besluiten moet nemen. Omdat er in crisissituaties vaak snel beslissingen moeten worden genomen en de leider niet altijd beschikbaar kan zijn, moet er een vervanger worden aangewezen.

Administratieve ondersteuning

De administratieve ondersteuning is verantwoordelijk voor het helpen en ontzorgen van de CMT-leider en -leden. De administratief ondersteuner voert een functie uit die lijkt op die van het personage Radar O'Reilly uit "M * A * S * H", of (los van de politieke intriges) Varys uit Game of Thrones: ze weten waar alles is en hoe ze dingen voor elkaar krijgen. Ze maken aantekeningen, houden actiepunten en deadlines bij en zorgen ervoor dat er niets wordt gemist. Zonder een efficiënte en zeer competente administratieve ondersteuning kan het CMT niet zo succesvol of effectief zijn. Onderschat deze rol niet.

Financiën

De primaire functie van de persoon in deze rol is zorgen voor de financiële stabiliteit van de organisatie tijdens een crisis. Hij begrijpt de impact van de crisis op financiële en boekhoudkundige aangelegenheden, bedrijfsprocessen en wet- en regelgeving. Om de organisatie te helpen de crisis het hoofd te bieden, kan hij bijvoorbeeld besluiten de kredietlimieten te verhogen.

Personeelszaken

HR is verantwoordelijk voor het begeleiden en ondersteunen van de getroffen werknemers tijdens en na de crisis. Denk dan aan tijdelijke personeelsbezetting, het regelen van uitkeringen of het inschakelen van slachtofferhulp en rouwbegeleiders. Hij houdt -samen met Communicatie - de werknemers op de hoogte van relevante aspecten van de crisis.

Informatie technologie

De IT-vertegenwoordiger behartigt de belangen van de IT-afdeling en geeft leiding aan het IT-team dat bezig is om informatiesystemen en netwerken te herstellen die door het crisis zijn beïnvloed of beschadigd. Hij informeert de rest van het CMT over de IT-gevolgen voor de hele organisatie en omgekeerd: hij informeert zijn afdeling over de mogelijke impact op IT van alle beslissingen en acties die genomen worden om de crisis het hoofd te bieden.

Juridische zaken

Het lid van het CMT dat de Juridische afdeling vertegenwoordigt, biedt advies en juridische ondersteuning aan alle CMT-leden over aansprakelijkheid, communicatie, rechtmatigheid en juridische consequenties. Hij adviseert over de vraag of bepaalde strategieën toelaatbaar zijn volgens de wet, en over juridische zaken zoals de noodzaak om bewijsmateriaal te beschermen.

Risicomanagement

Diegene deze gebieden bestrijkt, is de pleitbezorger voor de teams die zich bezighouden met risico, compliance en beveiliging van de organisatie (inclusief fysieke en databeveiliging). Hij werkt nauw samen met lokale en nationale wetshandhavings- en onderzoeksinstanties. Hij zorgt ervoor dat het CMT bij de voorgestelde acties aandacht besteedt aan de beveiliging.

Communicatie

De CMT’er die verantwoordelijk is voor communicatie, zorgt voor heldere en eenduidige communicatie naar de medewerkers, aandeelhouders, media en andere betrokkenen (klanten, leveranciers, en zo nodig banken en andere financiële instellingen). Hij werkt daarbij samen met andere afdelingen zoals Juridische zaken en Personeelszaken om consistentie in de communicatie te garanderen.

Hoe kan Veiligheidstrainingen.nl jou ondersteunen?

Of jouw organisatie nu een groot CMT heeft, waarbij elke rol wordt toegewezen aan een ander persoon, of een kleiner team, waarbij elk lid meerdere rollen vervult, dit zijn de gebieden die in het CMT vertegenwoordigd moeten zijn om effectief te kunnen handelen. En als de belangenbehartigers van die gebieden bekwame mensen zijn vergroot je de kans dat de crisis eerder een heel nare gebeurtenis wordt dan het roemloze einde van de organisatie.

Wil je hier meer over weten of heb je hulp nodig? Bel dan met 024 - 373 09 77 of vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan!